Rytmen

Om företaget som jag träffade förra månaden kan skapa en rytm och gemensamt arbetssätt för 3.000 medarbetare måste även vi kunna göra det. Hur svårt ska det vara? Nu när vi idag träffade det här andra företaget och de säger att de lyckades få en samsyn på en gemensam rytm på 3 månader borde ju även vi kunna lyckas. Kan du lösa det?

Jag pratade med en person som satt i vår ledningsgrupp. Han hade varit i USA och blivit inspirerad av hur de jobbade på det där stora företaget. Detta hade lett till att han bjudit in ett annat företag som kom och berätta hur de arbetat med att förändra sin organisation och sitt arbetssätt. Vi kom ut ifrån mötet och han såg uppspelt ut och såld på idén. Vi skulle ändra arbetssätt, försöka strukturera om, och använda oss av en gemensam rytm i vår organisation.

Då, för några år sedan, hade jag aldrig tänkt på organisatorisk rytm som ett koncept. Sedan dess har jag flera gånger återkommit till detta koncept och mentala modell, för att hjälpa organisationer att bli mer effektiva.

Ofta har en organisation redan en rytm även om man inte riktigt tänker på det. Om du tänker på verksamhetsplanering, uppföljning, budgetering, strategiska planer, sprintar och OKR:s. Vi gör olika saker i organisationen som ofta har en rytm.

Om du tänker på en klassisk hierarkisk organisationskarta så hjälper den dig att navigera. Samma kan behöva göras när det kommer till rytm. Tyvärr så är det sällan som en organisation har en visualisering av sin rytm. Nyttan med att ha en karta eller visualisering är att du och hela organisationen får en bättre bild kring varför ni gör vissa saker, när ni gör dessa aktiviteter och vad som har hänt innan och vad som kommer hända efteråt. Genom att ha detta så kommer kommunikation och samarbete förenklas och förbättras med 278%. Jag skojar bara, men ni fattar grejen.

En sak som är bra med att göra denna typ av övning är att

• inse att det finns ingen rytm eller gemensam rytm
• få en överblick över att alla jobbar olika på olika höjder i organisationen
• ni jobbar bakvänt eller gör vissa aktiviteter i fel ordning

Den här mentala modellen går att applicera när du arbetar med organisationsdesign men även på teamnivå. Det är fortfarande samma principer som gäller. Även i ett team kan det vara tydligt eller inte kring vilken rytm som finns, eller inte.

Ta och kolla på detta klipp när Old Guy bedömer ett band som heter Dirty Loops. Om du tittar på klippet och funderar över hur hans tankar kan appliceras utifrån en organisatorisk rytm. Han pratar kring rytmisk sekvens och mönster, arrangemang, olika pass, lager på lager, resor, strukturer, fyllnad och ett hantverk.

Om du tänker på hur det ser ut i din organisation. Vad finns det för rytm? Är rytmen tydlig och finns den visualiserad? Vem är det som arrangerar, utvecklar och förädlar den organisatoriska rytmen? Är det en synkroniserad rytm mellan olika nivåer och olika affärsområden? Finns det någon koppling mellan den interna organisatoriska rytmen och kundens perspektiv om du tänker på kundresan, års-hjulet eller livshändelser?

Om du ser till ovan bild så återkommer ungefär samma typ av aktiviteter fast de finns på olika höjder.

• Check-in — vad händer idag eller närmsta tiden, vad gjorde jag igår, vad gör jag idag, har jag några hinder?
• Planering — kortare- och längre planering, budget, projekt, sprint eller målbild
• Statusuppdatering — rapportering, progress eller hinderröjning
• Uppföljning — ekonomisk, effekt eller hinder
• Visa upp sitt arbete och få återkoppling — vad har vi lärt oss, vad har vi levererat, vilka effekter uppnådde vi?
• Reflektion kring sitt arbete — Vad har gått bra, vad behöver vi förbättra, vad ska vi sluta med, vilka hinder har vi, hur mår vi?

Genom att börja kalla dem för liknande namn så blir det enklare för alla medarbetare att förstå syftet med de olika aktiviteterna, även om man inte är involverad i allt. Så istället för en agil demo kanske det ska kalla för operativ återkoppling eller Business review kallas det för taktisk uppföljning. När det finns en grundstomme så kan ni sedan börja applicera en mer komplex rytm, lager på lager, strukturer och mönster. Precis som när Old Guy pratade för att arrangera ett stycke musik.

Mina tips när du jobbar med detta är

• Fundera över hur ni ska utveckla och förädla er rytm. Är det något som görs centralt eller decentraliserat?
• Ändra inte rytm över hela organisationen samtidigt. Det kommer bara att göra ont överallt, skapa förvirring och stress
• Arbeta med detta tillsammans med olika personer i organisationen, både på operativ-, taktisk- och strategisk nivå
• Börja litet, ta delar av en organisation men ha en gemensam bild över vart ni vill
• Börja med de som helst vill ändra. Börja där det finns motivation
• Beskriv riktning, mål, principer och rama in problemet. Styr det inte för hårt och detaljerat.
• Testa och justera genom att arbeta med reflektion och återkoppling. Som alltid är detta något som säkert aldrig blir klart.
• Försök att förenkla istället föra att göra det komplicerat. Fundera också extra mycket på om det behövs en gemensam rytm i hela organisationen eller om det kan lösas på andra sätt.

Hur tänker du kring rytm? Vad fick du för tankar när du såg klippet och läste denna text? Kan detta hjälpa dig i din vardag på något sätt?